Agencję rekrutacyjną wybierz po tym, jak pracuje, a dopiero potem po cenie. Sprawdź jej wpis do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ), zapytaj, kto poprowadzi Twój projekt, co dostaniesz o każdym kandydacie i co dokładnie obejmuje gwarancja. Dobra agencja na pierwszej rozmowie więcej pyta, niż obiecuje: o to, co nowa osoba ma osiągnąć, o budżet i o termin.
- Firmie rekrutacyjnej płaci pracodawca. Za samą rekrutację kandydat nie płaci.
- Agencja, która przedstawia Ci kandydatów, potrzebuje wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Sprawdzisz go bezpłatnie w wyszukiwarce KRAZ.
- Są trzy modele rozliczenia: tylko za sukces, przedpłata i opłata za zatrudnienie oraz płatność w ratach. Każdy ma plusy i minusy.
- Porównuj nie tylko cenę: kto prowadzi projekt, co jest w raporcie o kandydacie, warunki gwarancji, poufność i ochronę danych.
Jak działają firmy rekrutacyjne
Firma rekrutacyjna szuka i sprawdza kandydatów na zlecenie pracodawcy. Zatrudnia ich pracodawca i to on płaci agencji. Na koniec 2024 r. wpis do rejestru agencji zatrudnienia miało w Polsce 8 550 podmiotów, a pośrednictwo pracy w kraju prowadziło w 2024 r. 4 049 agencji. Różnią się specjalizacją, sposobem pracy i modelem rozliczenia.
Rekrutacja specjalisty albo managera przebiega zwykle w siedmiu krokach:
- Brief. Rozmowa z osobą, która decyduje: co nowa osoba ma osiągnąć, kryteria, termin i budżet.
- Kryteria i plan poszukiwań. Agencja oddziela to, co konieczne od pierwszego dnia, od tego, czego kandydat nauczy się u Ciebie, i ustala, gdzie szukać.
- Dotarcie do kandydatów. Ogłoszenie, własna baza albo direct search, czyli bezpośredni kontakt z osobami, które nie szukają pracy.
- Selekcja. Rozmowy z kandydatami o wynikach, decyzjach, motywacji i warunkach.
- Shortlista. Kilka sprawdzonych osób, każda z uzasadnieniem, dlaczego pasuje do Twojej sytuacji.
- Rozmowy u Ciebie i oferta. Agencja pomaga przy ofercie i jest w kontakcie z wybraną osobą do jej pierwszego dnia pracy.
- Gwarancja. Jeśli nowa osoba odejdzie w określonym czasie, agencja szuka ponownie albo zwraca część opłaty, zależnie od umowy.
Nie każda firma z tej branży robi to samo. Zanim zaczniesz porównywać oferty, ustal, jakiej usługi potrzebujesz:
| Usługa | Na czym polega | Kiedy ma sens |
|---|---|---|
| Rekrutacja stała | Agencja szuka osoby, którą zatrudnisz na własnej umowie. | Specjaliści i managerowie, których potrzebujesz na lata |
| Executive search | Poufne poszukiwanie na stanowiska dyrektorskie i zarządcze, oparte na przeglądzie rynku. | Dyrektor, członek zarządu, sukcesja, poufna wymiana |
| Praca tymczasowa | Agencja zatrudnia pracownika i kieruje go do pracy u Ciebie. | Sezonowe szczyty, zastępstwa, prace na określony czas |
| Interim management | Doświadczony manager prowadzi obszar przez określony czas. | Nagłe odejście, zmiana w firmie, projekt |
Pojęcia z tego poradnika, od success fee po shortlistę, wyjaśniamy w jednym zdaniu w słowniku rekrutacji.
Trzy modele rozliczenia: plusy i minusy
Model rozliczenia decyduje o tym, jak ryzyko dzieli się między Ciebie i agencję, a w praktyce także o tym, ile uwagi dostanie Twój projekt. Widełki rynkowe i kalkulator opisujemy w poradniku Ile kosztuje rekrutacja managera.
| Model | Jak działa | Plusy | Minusy |
|---|---|---|---|
| Tylko za sukces (success fee) | Płacisz wyłącznie wtedy, gdy zatrudnisz kandydata przedstawionego przez agencję. | Nie płacisz, jeśli nikogo nie zatrudnisz. Łatwo zacząć i dać tę samą rolę kilku agencjom. | Agencja prowadzi wiele zleceń naraz i najwięcej czasu daje tym, które najłatwiej zamknąć. Gdy rolę dostaje kilka agencji, liczy się szybkość wysłania CV, a ci sami kandydaci słyszą o Twojej firmie od kilku osób. |
| Przedpłata i opłata za zatrudnienie | Część płacisz na starcie, resztę po zatrudnieniu kandydata. | Agencja planuje czas na Twój projekt od pierwszego dnia i prowadzi go do końca, zwykle na wyłączność. Łatwiej o poufność i jeden spójny przekaz do kandydatów. | Przedpłata zwykle nie wraca, jeśli nikogo nie zatrudnisz. Płacisz, zanim zobaczysz pierwszego kandydata, więc sprawdź, co dostajesz w zamian. |
| Retained, płatność w ratach | Płacisz w ratach w trakcie projektu, np. na starcie, po przedstawieniu kandydatów i po zatrudnieniu. Typowe w executive search. | Pełne zaangażowanie, przegląd rynku i regularne raporty. Dobrze chroni poufność przy stanowiskach dyrektorskich. | Dużą część opłaty płacisz przed decyzją o zatrudnieniu, zwykle bez możliwości zwrotu. Przy rolach specjalistów to często więcej zobowiązań, niż potrzeba. |
Który model do jakiej roli?
- Tylko za sukces: role, na które kandydaci aplikują sami, i rekrutacje, w których poufność nie ma znaczenia.
- Przedpłata i opłata za zatrudnienie: managerowie, specjaliści w rzadkich rolach, kilka ról naraz i rekrutacje poufne.
- Płatność w ratach: dyrektorzy, zarząd, sukcesja i poufna wymiana dyrektora.
U nas cenę i warunki współpracy przedstawiamy w ofercie, po rozmowie o zakresie roli z osobą, która decyduje.
Na co patrzeć przy wyborze agencji
1. Wpis do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ)
Od 1 czerwca 2025 r. agencje zatrudnienia działają na podstawie ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Wpis do rejestru jest wymagany przy pośrednictwie pracy, czyli m.in. wtedy, gdy agencja przekazuje pracodawcy informacje o kandydatach, oraz przy pracy tymczasowej. Rejestr prowadzą marszałkowie województw, a dostęp do niego jest bezpłatny. Jak sprawdzić wpis:
- Poproś agencję o numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.
- Otwórz wyszukiwarkę KRAZ w rządowym systemie STOR (stor.praca.gov.pl).
- Wyszukaj agencję po numerze wpisu, nazwie albo NIP.
- Sprawdź, czy nazwa i NIP zgadzają się z firmą, z którą podpiszesz umowę, i czy wpis obejmuje pośrednictwo pracy. Agencja działająca pod marką może figurować w rejestrze pod nazwą firmy, do której ta marka należy.
Wpis potwierdza, że agencja działa legalnie. Nie mówi nic o tym, jak rekrutuje, dlatego to dopiero pierwszy punkt listy.
2. Kto poprowadzi Twój projekt
Bywa, że ofertę przygotowuje inna osoba niż ta, która potem szuka kandydatów. Znana marka agencji też nie mówi, kto będzie pracował nad Twoją rolą. Zapytaj, kto będzie rozmawiał z Tobą i z kandydatami, ile projektów prowadzi równolegle i kto go zastąpi w czasie urlopu. Gdy szukasz kilku osób naraz, zapytaj, czy wszystkie procesy poprowadzi ta sama osoba. Najlepiej, gdy jedna osoba zna Twoją firmę z pierwszej rozmowy i prowadzi projekt do zatrudnienia.
U nas każdy proces prowadzi jeden kierownik projektu od briefu do zatrudnienia, wspierany przez rekruterów i sourcerów. Kilka ról naraz prowadzi ta sama osoba, z jednego briefu.
3. Co dostaniesz o kandydatach
CV mówi, gdzie kandydat pracował. Nie mówi, co tam zrobił. Zapytaj, co dostaniesz przed pierwszą rozmową, i poproś o przykład bez danych osobowych. Dobry raport z kandydatem zawiera:
- dopasowanie do Twojej sytuacji: co nowa osoba ma zrobić i na ile robiła to wcześniej,
- co agencja sprawdziła i jakie były odpowiedzi,
- mocne strony i ryzyka, z pytaniami, które warto zadać na rozmowie,
- warunki: oczekiwania finansowe, okres wypowiedzenia i motywację do zmiany.
U nas raport dostajesz przed pierwszą rozmową z każdą kandydatką i każdym kandydatem.
4. Gwarancja i jej warunki
Gwarancja chroni Twoje pieniądze, ale nie odda czasu straconego na nietrafione zatrudnienie. Dlatego czytaj jej warunki tak samo uważnie jak cenę:
- Co obejmuje: ponowne poszukiwanie czy zwrot części opłaty?
- Jak długo trwa i od kiedy: od podpisania umowy przez kandydata czy od jego pierwszego dnia pracy?
- Kiedy nie działa: część umów wyłącza gwarancję np. przy zwolnieniu przez pracodawcę, zmianie zakresu obowiązków albo opóźnionej płatności.
- Na jakich zasadach trwa ponowne poszukiwanie: kto je prowadzi i czy obowiązują te same kryteria.
U nas: 90 dni gwarancji w cenie, z opcją wydłużenia do 12 miesięcy. W okresie gwarancji szukamy ponownie bez dodatkowej opłaty.
5. Poufność
Gdy obecna osoba jeszcze pracuje albo nie chcesz, żeby rynek wiedział o zmianie, ustal przed startem:
- czy agencja poda kandydatom nazwę Twojej firmy dopiero za Twoją zgodą,
- kto u Ciebie dostaje raporty i informacje o postępach,
- czy agencja podpisze umowę o poufności,
- czy nie będzie rekrutować Twoich pracowników do innych firm, dla których pracuje.
U nas nazwę firmy podajemy kandydatom dopiero za Twoją zgodą, a raporty trafiają tylko do osób, które wskażesz.
6. RODO i dane kandydatów
Agencja przetwarza dane osobowe kandydatek i kandydatów, a gdy przekaże Ci raport, przetwarzasz je także Ty. Dlatego:
- ustalcie w umowie, kto i na którym etapie odpowiada za dane jako administrator,
- jeśli agencja przetwarza dane w Twoim imieniu, np. zbiera zgłoszenia z Twojego ogłoszenia, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO),
- zapytaj, jak agencja informuje kandydatów, do których dotarła sama. Taka osoba powinna dowiedzieć się, kto przetwarza jej dane, najpóźniej przy pierwszym kontakcie (art. 14 ust. 3 RODO),
- zapytaj, czy kandydat wie, że jego dane trafią właśnie do Ciebie, i jak długo agencja przechowuje dokumenty osób, które nie zostały zatrudnione.
Zapisy o danych osobowych w umowie z agencją warto przejrzeć z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.
Dziesięć pytań do agencji na pierwszą rozmowę
Zadaj je każdej agencji, z którą rozmawiasz, i zapisz odpowiedzi. Porównasz wtedy oferty na tych samych kryteriach.
| Pytanie | Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi |
|---|---|
| 01. Jaki macie numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia? | Numer, który od razu sprawdzisz w wyszukiwarce KRAZ. Dane w rejestrze powinny zgadzać się z firmą, z którą podpiszesz umowę. |
| 02. Kto poprowadzi nasz projekt? | Konkretna osoba, która rozmawia z Tobą i z kandydatami od briefu do zatrudnienia, oraz informacja, kto ją wspiera. |
| 03. O co zapytacie nas, zanim zaczniecie szukać? | Pytania o to, co nowa osoba ma osiągnąć, o zespół, zakres decyzji, termin i budżet. Agencja, której wystarczy opis stanowiska, będzie szukać po CV. |
| 04. Jak dotrzecie do kandydatów? | Ogłoszenie, własna baza i direct search dobrane do roli. Przy managerach i rzadkich specjalistach samo ogłoszenie zwykle nie wystarcza. |
| 05. Co dostanę o każdym kandydacie? | Raport z tym, co sprawdzono, z mocnymi stronami i ryzykami. Poproś o przykładowy raport bez danych osobowych. |
| 06. Jak sprawdzacie, co kandydat osiągnął? | Pytania o konkretne sytuacje, liczby i decyzje. Ogólne „badamy kompetencje” niewiele mówi. |
| 07. Kiedy i za co płacę? | Model rozliczenia, podstawa naliczania opłaty i to, co się dzieje z przedpłatą, jeśli zrezygnujesz albo nikogo nie zatrudnisz. |
| 08. Co obejmuje gwarancja i kiedy nie działa? | Długość, ponowne poszukiwanie albo zwrot części opłaty i wyjątki zapisane w umowie. |
| 09. Jak chronicie poufność i dane kandydatów? | Nazwa firmy podawana kandydatom za Twoją zgodą, umowa o poufności, zasady RODO i czas przechowywania dokumentów. |
| 10. Kiedy powiecie, że termin albo budżet są nierealne? | Konkretny moment, np. po pierwszych dniach poszukiwań, i gotowość, by powiedzieć to wprost. |
Pytanie o budżet ma dziś jeszcze jeden powód. Od 24 grudnia 2025 r. kandydat musi poznać wynagrodzenie albo jego przedział: w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Pracodawca nie może też żądać od niego informacji o dotychczasowych zarobkach. Dlatego dobra agencja zapyta Cię o budżet już na pierwszej rozmowie i porówna go z rynkiem. Podobnie jest z terminem: u nas po pierwszych dniach poszukiwań mówimy wprost, czy Twój termin jest realny.
Sygnały ostrzegawcze
Pojedynczy sygnał może mieć proste wyjaśnienie. Kilka naraz to powód, żeby szukać dalej.
- Agencja nie podaje numeru wpisu do rejestru albo nie ma go w wyszukiwarce KRAZ.
- Cena i termin padają, zanim ktoś zapyta, co nowa osoba ma osiągnąć.
- Obietnica kandydatów „w kilka dni”, złożona przed rozmową o roli. Realność terminu da się ocenić dopiero po pierwszych dniach poszukiwań.
- „Mamy w bazie idealnych kandydatów”, zanim agencja poznała Twoją firmę.
- CV przychodzą bez zlecenia albo kandydat nie wie, że jego dane trafiły do Ciebie.
- Dostajesz stos CV bez słowa o tym, dlaczego te osoby pasują.
- Nikt nie pyta o budżet albo agencja przyjmuje każdy budżet bez porównania z rynkiem.
- Za każdym razem rozmawiasz z inną osobą i nikt nie zna całego projektu.
- Gwarancja jest opisana jednym zdaniem, bez warunków w umowie.
- Agencja bierze pieniądze od kandydatów, np. za „wpis do bazy”. Przepisy pozwalają jej pobierać od nich tylko zwrot niektórych kosztów przy kierowaniu do pracy za granicą, np. dojazdu, wizy, badań lekarskich i tłumaczenia dokumentów.
Jak to wygląda w Trafni
Jesteśmy agencją zatrudnienia z wpisem do rejestru pod numerem 22640. Rekrutujemy od 2012 roku, w całej Polsce, a biuro mamy w Katowicach. Spotykamy się online albo w Twojej firmie. Prowadzimy 50–80 procesów rocznie dla 20–40 klientów. Każdy proces prowadzi jeden kierownik projektu i do każdej kandydatury dostajesz raport. Szczegóły są na stronach Jak pracujemy i Trafni w faktach.
Zbierasz oferty dla przełożonego?
Przekaż mu jedną stronę A4: metoda w pięciu krokach, raport z kandydatem, gwarancja i propozycja 20 minut rozmowy.
Źródła
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: Informacja o działalności agencji zatrudnienia w 2024 r. (2025): liczba agencji, zakres obowiązku wpisu od 1 czerwca 2025 r., opłaty od kandydatów.
- Ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620): art. 81 ust. 2 (zakres pośrednictwa pracy), art. 305 (agencje zatrudnienia), art. 308 ust. 1 i ust. 6 (rejestr prowadzony przez marszałka województwa, udostępnianie informacji z rejestru), art. 321 ust. 1 pkt 1 i art. 338 ust. 3 pkt 16 (opłaty od kandydatów).
- STOR: warunki udostępniania informacji z KRAZ i wyszukiwarka KRAZ.
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO): art. 14 ust. 3 i art. 28.
- Zielona Linia: nowelizacja Kodeksu pracy, jawność wynagrodzeń; ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, w życie od 24 grudnia 2025 r. (art. 183ca i art. 221 Kodeksu pracy).
Dane i przepisy sprawdziliśmy 7 października 2026 r. Poradnik nie jest poradą prawną.